Videobellen 0.8

Niet alles slaat meteen aan

Gebrek aan Flexibiliteit kost arbeidskapitaal

Regelmatig vertel ik tijdens mijn presentaties over de ervaringen die ik heb met het feit dat mensen die vrij worden gelaten bij het kiezen van hun werktijden effectiever zijn. Ze werken meer, ze leveren meer op en ze zijn nog tevreden ook. Daarnaast kun je door flexibel om te gaan met je personeel ook fluctuaties opvangen in werk, zowel per dag, per week als per seizoen. En daarmee ligt de weg naar een betere klantbediening en dus ook naar een hogere klanttevredenheid open.

De universiteit van Nijmegen heeft onderzocht dat de mogelijke productiviteitswinst ongeveer 35% is. Hatsjee.

http://www.nu.nl/werk-en-prive/2494858/arbeidskapitaal-verloren-gebrek-flexibiliteit.html

Het gemeentelijk fundament

Er gaat de komende jaren heel veel veranderen in de gemeentelijk omgeving. Het gemeentelijk fundament vormt een basis van waaruit gemeenten aan de slag kunnen met Zaakgericht werken, Communications Enabled Business Processing, Het Nieuwe Werken, noem maar op. Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Neem contact op met een van onze consultants of via ssw@ordina.nl

Jan Iedema

De volgende stap: Communications Enabled Business Processes

Het is ons allemaal wel eens overkomen. Als klant verdwalen op een helpdesk. Steeds opnieuw worden doorverbonden. Processen zoals het aanvragen van een vergunning, het oplossen van een probleem of het achterhalen van je bestelling, die maar duren en duren.

Communications Enabled Business Processes (CEBP) stelt je volgens de folders in staat om je bedrijfsprocessen effectiever in te richten, je klanttevredenheid te verhogen en tegelijkertijd werkdruk bij medewerkers weg te halen.

De ambitie om communicatiefuncties te integreren in bedrijfsprocessen is op zich niet nieuw. Communicatie is immers een kritiek onderdeel van 95% van al de bedrijfsprocessen. CEBP stelt je in staat om die bedrijfsprocessen niet alleen efficiënter en effectiever in te richten, maar ook nog eens device- en plaatsonafhankelijk. Tegelijkertijd sluit CEBP de kans uit dat medewerkers andere prioriteiten hanteren of acties in postbakjes laten liggen. En dat is goed nieuws, want met verbeterde dienstverlening die resulteert in kortere doorlooptijden komen er meer tevreden klanten. Maar, hoe zit dit met de medewerkers. Doordat medewerkers niet continu het verloop van processen in de gaten hoeven te houden kan een specialist zich concentreren op de inhoud, de leuke kant van het werk. Wanneer een specifieke collega beschikbaar is voor communicatie, of er informatie gehaald moet worden bij een ketenpartner, dan wordt dat door het systeem geregeld. Bij een goede implementatie laat je het systeem voor je werken en niet andersom. Die implementatie is dan ook essentieel. Zorg dat er niet alleen een technische installatie plaatsvind waarbij de techniek op zich prima draait maar neem gedurende het traject de eindgebruikers mee in de veranderingen die komen. Hoe?

5 win-win scenario’s uit onze dagelijkse praktijk

1. De CEBP-oplossing bij een financiële dienstverlener, waarschuwt haar klanten en hun financiële adviseurs automatisch, wanneer de waarde van een fonds buiten de marges dreigt te lopen
2. Een Gemeente zet CEBP in voor het ‘vergunningenproces’. Sinds de invoering informeert het systeem automatisch de burgers via sms en hebben betrokken ambtenaren meer tijd voor hun taken.
3. Voor een klant in de gezondheidszorg levert CEBP een verhoogde effectiviteit op voor het verplegend personeel, doordat administratieve processen geautomatiseerd zijn en verplegend personeel automatisch benaderd wordt, zodra er actie noodzakelijk is. Zo blijft er meer tijd over voor de patiënt, die bovendien thuis kan blijven wonen.
4. Ook onze klanten in de industrie hebben baat bij CEPB. Ruim voordat hun productielijnen oververhit dreigen te raken of last krijgen van slijtage, worden de juiste specialisten automatisch gewaarschuwd.

1. Bij een grote winkelketen, die thuiswinkelen faciliteert, zorgt CEPB voor een automatische identificatie van een lage voorraad en waarschuwt de afdelingen inkoop, planning en de webwinkel zodat deze het stockniveau kunnen herstellen en klanten – automatisch – tijdig kunnen informeren.

Meer weten? mail naar SSW@ordina.nl

Thomas Hartgers

Houdt het werk ooit op?

Ik ben een groot voorstander van de modernisering van werk. U mag dat Het Nieuwe Werken noemen, anders werken, slimmer, het maakt mij niet uit. Feit is dat ik maar niet wil begrijpen waarom we ons voor zo’n groot deel van ons leven laten leiden door 100 jaar oude organisatieprincipes. Ik wil gewoon werken als het mij uitkomst en rusten bovendien. Maar soms…

Vandaag heb ik weer zo’n avond dat ik niet kan stoppen. Ik ben nog even bezig zei ik toen mijn vrouw naar bed ging, maar inmiddels zijn we 2 uur verder. Ik hoef me over mij geen zorgen te maken, ik ga morgen leuke dingen doen, maar ik vroeg me wel af, hoe bescherm je de flexwerker tegen zichzelf.

Hoe doet u dat?

Jan Iedema

Agenda’s gelijk?

Met al die apparatuur die we tegenwoordig hebben is het af en toe nog een heel getover om alle agenda’s op elkaar af te stemmen. Helemaal als je zoals ik af en toe ergens een opdracht doet bij een klant die nog niet ‘cloud-fahig’ is. Daarom is google calender het hart van mijn afsprakenvoorziening, ook al werken de meeste organisaties met outlook. Mijn oplossing is de synchronisatie tool van google. Die zorgt ervoor dat outlook en google-calendar met elkaar praten. Heel handig!

Je vindt hem hier

Jan Iedema.

Privacy of Piracy?

De rol van sociale media wordt steeds groter. Facebook, Hyves, Twitter, LinkedIn zijn niet meer weg te denken. En daarbovenop willen we altijd en overal bij kunnen. 24/7 online en bereikbaar. Het Nieuwe Werken wordt daarmee van alle kanten gestimuleerd. Bedrijfskritische gegevens die vroeger uitsluitend via een besloten netwerk benaderbaar waren, zijn nu middels apps overal in te zien en vaak nog te bewerken ook. Of ze zijn zelfs verplaatst naar de ‘Cloud’.

Een snelle speurtocht op een willekeurige drukke plek naar beschikbare netwerken of apparaten levert al snel heel wat treffers op. Een aanzienlijk deel is vrij te benaderen en te koppelen. Opeens is je identiteit of bedrijfskritische informatie niet meer zo meer zo privé als je zou willen.

Het Nieuwe Werken is inspirerend en zorgt voor een boost in effectiviteit en daarmee ook in productiviteit. Het gebruik van sociale media helpt bij de vervaging of zelfs het verdwijnen van de grens tussen werk en privé. Interessante weetjes en nieuwtjes worden snel en wijd verspreid uitgewisseld. Maar wat geven we daarmee bloot? En is dat dan zo erg?

Vroeger was er de slogan “Je mag alles van me weten, behalve mijn pincode.” Deze slogan gaat tegenwoordig niet meer op. Het is met de huidige beschikbare informatie vrij eenvoudig je voor te doen als iemand anders. Hoe meer de identiteit van een ander wordt aangenomen hoe makkelijker het is om de meer ‘beveiligde’ gegevens van deze identiteit te verkrijgen. Waarbij uiteindelijk zelfs de autoriteiten om de tuin kunnen worden geleid.

Waar eindigt privacy en waar begint piracy? Privacy wordt vaak pas gewaardeerd als piracy zijn werk heeft gedaan. En alle gedragsregels of beveiliging ten spijt, piracy is ‘old school’: ze kennen geen moraal, ze pakken wat ze pakken kunnen… Het is aan onszelf wat we ze willen laten pakken.

Leon van de Weem

En het management dan?

Het nieuwe werken maakt veel mooie beloften voor organisaties en de medewerkers in deze bedrijven. Hierbij wordt er gesproken over kosten en tijd besparingen, winsten en opbrengsten maar ook over (werk-prive) balans en gemeenschappelijke waarden en doelen.

Hierbij zie ik veel focus op deze (organisatie) opbrengsten en de bijdrage die HNW aan mijn (privé) leven zou bijdragen. Maar er wordt nog te weinig verteld over hoe het huidige management zou moeten veranderen en welke bijdrage het midden kader in te toekomst kan leveren in organisaties die aan slag gaan met HNW.

Nieuwe realiteiten zoals HNW creëren ook nieuwe uitdagingen vooral voor die groep waarvan verwacht wordt dat zij de organisatie “besturen” in de richting van de organisatie doelen en ambities. In mijn optiek heeft juiste deze groep de meeste hulp nodig met nieuwe inzichten en “hulpmiddelen”

Organisaties moeten zichzelf grotendeels opnieuw uitvinden willen zij echt aan de slag gaan met het nieuwe werken. Hieronder tien aandachtspunten die een rol spelen in de basis van Het Nieuwe Managen.

Herdefinieer “leiderschap”

Leiders en managers van de toekomst zijn niet langer de visionairs of alwetende beslissers maar juist sociale architecten, grondleggers, en zingevende ondernemers.

Creëer gemeenschappelijke “hogere” doelen

Zingeving is cruciaal voor het bestaan van organisaties. Wat voegen wij toe? Waarvoor bestaan wij? Welke bijdrage leveren wij aan; de maatschappij, het milieu, innovatie, etc? Financiële doelen of het nastreven van winst of aandeelhouderswaarde zullen niet volstaan en geven geen invulling aan een gemeenschappelijk zingevend doel. Werknemers krijgen namelijk geen energie van het creëren van aandeelhouders waarde of meer winst.

Ontwikkel en creëer diversiteit in de organisatie

Nieuwe en andere inzichten creëren nieuwe ideeën, innovaties, meerdere opties en experimenten. Door mensen met verschillende karakters, types, scholingen juist bij elkaar te zetten om oplossingen te bedenken voor organisatie uitdagingen worden oplossingen bedacht die niet voor handen lagen of zelfs voor mogelijk werden gehouden. Verandering en ontwikkeling van de organisatie maakt hierdoor sprongen vooruit.

Creëer vertrouwen en roei “angst” uit in de organisatie

Durven en mogen en doen zijn van cruciaal belang voor het inslaan van nieuwe richtingen of uitvoeren van experimenten. Medewerkers die zich continue gecontroleerd voelen zullen geen initiatieven (kunnen) nemen. Dit omdat zij bang zijn om afgerekend te worden op hun falen. Flexibiliteit en adaptiviteit ontstaat pas zodra medewerkers in staat zijn om zelfstandig te mogen en te kunnen handelen en daarmee nieuwe wegen in te slaan.

Laat het verleden los

Systemen, processen en inzichten van organisaties zijn vaak opgebouwd uit een achterhaalt inzicht in concurrenten en klanten. Door de juiste doelstellingen lager in de organisatie neer te leggen wordt de ruimte gecreëerd om naar eigen ideeën te handelen. Op deze manier zullen klanten betere bediend worden en zal het ondernemerschap van de organisatie ontwikkeld worden

Deel ontwikkelingen voor versnelling van innovatie en creatie

Maak iedereen deelgenoot van alle ontwikkelingen creëer een platform voor ideeën en aanvullingen op de ontwikkelingen die gaande zijn of opgezet worden. Het gemeenschappelijke kennis en co-creatie vermogen van een groep mensen is enorm.

Creëer een informatie democratie

“Kennis is macht” Een oud dogma wat lastig slijt in veel organisaties. Hierdoor blijft belangrijke informatie en kennis steken bij een kleine groep “conservatieven”. Juist de transparantie van informatie maakt zelfstandig handelen mogelijk. Maak op zijn minst alle informatie “leesbaar”, indien het vrijgeven of kopiëren van informatie te gevoelig zou zijn. Door het democratiseren van informatie zullen beslissingen sneller genomen worden waardoor de adaptiviteit en flexibiliteit van de organisatie toeneemt.

Omarm de revolutionairen en ontwapen de conservatieven

Vernieuwing en verandering lukt niet als diegene die aan het roer staan niet willen veranderen. Kijk eens met een loep naar het middenmanagement van jouw organisatie, wie kan er werkelijk loslaten en is een sociaal architect?

Vergroot organisatie zelfbestuur

Waarom zijn de managers die nu manager zijn eigenlijk manager? Omdat zij zo goed zijn met excel? Of zijn ze goed met mensen? En kunnen ze vertrouwen geven, mogen mensen op hun neus gaan, delen ze alles wat ze hebben of weten? Oftewel zijn de managers van nu de managers van de toekomst? Waarom mogen medewerkers in privé situatie beslissen over bedragen die de rest van hun leven beïnvloeden (hypotheek, etc) maar mogen in de werkomgeving nog niet eens akkoord geven voor het bestellen van een boek? Verandering, verbetering en vernieuwing van organisaties begint bij zelfbestuur. Het lokaal mogen ontwikkelen van ideeën en experimenten.

Ontketen het inbeeldingsvermogen van medewerkers

Google hanteert het 70/20/10 principe voor het runnen van de organisatie. 70% van de tijd besteden de medewerkers aan reguliere werkzaamheden. 20% van de medewerker tijd wordt gestoken in het ontwikkelen van nieuwe (groeps) ideeën. 10% van de tijd wordt gestoken in najagen of ontwikkelen van eigen ideeën. Door medewerkers te voorzien van tijd en middelen.

Bent u klaar voor Het Nieuwe Werken?

Jan-Willem Beekmans