Slimmer Samen Werken

16/09/2011

Slimmer Werken in de gemeente Leudal

Filed under: Uncategorized — Jan-Willem Beekmans @ 10:03

Ook in de gemeente Leudal gaat het roer om. Hoe? Bekijk het filmpje

 

Sturen op resultaat, werken met verantwoording

Filed under: Uncategorized — Jan-Willem Beekmans @ 09:59
Tags:

Het Nieuwe Werken gaat in mijn optiek om veel meer dan tijd- een plaats-onafhankelijk werken. Het gaat ook om de omslag naar vertrouwen en verantwoordelijkheid. Dat vraagt om leiderschap; van twee kanten. Leiding geven en leiding nemen.
Vanuit die gedachte ben ik benieuwd hoe jullie aankijken tegen sturing op resultaten.

  • Hoe kun je resultaten benoemen die bij je werk horen; doe je dat kwantitatief, kwalitatief, beide of anders..
  • Hoe kun je als leidinggevende proactief sturen op die resultaten;
  • Hoe kun je als leidingnemende verantwoording afleggen;
  • Hoe ga je om met verschillen tussen mensen (bv. de een is kwalitatief briljant maar kan minder werk verzetten dan de ander die kwalitatief goed is en kwantitatief ijzersterk)

Deze tijd, de nieuwe manier van werken vragen nieuwe manieren van sturing. Wat zijn jullie ideeën hierover?

Het Nieuwe Werken volgens Monster

Filed under: Uncategorized — Jan-Willem Beekmans @ 09:50

Leuk filmpje. Maar 1 punt van kritiek. In mijn ogen is Het Nieuwe Werken maatwerk tussen werknemer, werkgever en werk. Dat betekent dat het nog steeds voor kan komen dat mensen houden van een baan van 9 tot 5 (oké tot half 6). En dat is ook goed!

 

Controle en Vertrouwen

Filed under: Uncategorized — Jan-Willem Beekmans @ 09:16

 

imageOnlangs zaten we met de kernleden van het Samen Slimmer Werken team in een zeer enerverende sessie waarin we met elkaar spraken over de Ordina manier van Het Nieuwe Werken. Er ontstond een levendige discussie over de wijze waarop we elkaar willen en kunnen aanspreken op het nakomen van onderling gemaakte afspraken.

Suggesties om een actielijst in te gaan voeren en wekelijks te bespreken werden direct opgevolgd door verhalen over dit oude controle mechanisme dat per definitie een voorbeeld zou zijn van het Oude werken. Het moet nu juist gaan om vertrouwen en in dat kader is controle toch wel duidelijk een “Oude Werken” term. Hoe zit dat nu?

Volgens Wikipedia betekent vertrouwen:

“In de sociologie en psychologie is de mate waarin twee groepen elkaar vertrouwen een maatstaf voor het geloof in de eerlijkheid en aardigheid van de ander. De sociologie beschouwt vertrouwen als een van de sociale constructies van de samenleving en iets wat elke samenleving nodig heeft. Sociologie focust zich dan ook sterk op de positie die vertrouwen speelt in de gemeenschap. In de psychologie wordt vertrouwen omschreven als “geloven dat de persoon die men vertrouwt zal doen wat men van hem verwacht.”

Controle is volgens de Encyclo online encyclopedie onder meer:

“Onderzoeken van de activiteiten en verrichtingen van een organisatie om vast te stellen of deze overeenkomstig bepaalde doelstellingen, budgeten, regels en normen plaatsvinden. Dit onderzoek heeft ten doel met regelmatige tussenpozen te kunnen nagaan ten aanzien van welke afwijkingen eventueel aanpassing vereist is.”
In de vergelijking van deze twee uitgangspunten zit in mijn optiek dan ook direct de uitdaging en spanning voor HNW. Vertrouwen geven gaat blijkbaar alleen goed als iedereen weet wat er van hem verwacht wordt. Dit impliceert een goede afstemming en het creëren van duidelijkheid in wat we willen bereiken. En dat terwijl organisatie processen vaak nog ingericht zijn om controle te kunnen uitvoeren. Op tijd, geld, volgen van regels, etc. Terwijl deze processen juist duidelijkheid zouden moeten creëren in wat er verwacht wordt en wat we willen bereiken. Maar ook wanneer dat bereikt moet zijn en hoe we dat afhechten (controleren?).

Controle wordt vaak als vervelend ervaren, want controle staat voor beheersing, voor een ingrijpende mate van bemoeienis. Het voelt alsof er geen sprake is van vertrouwen als er controle plaats vindt. Maar, is het niet zo dat het bij controle gaat over het helder krijgen en houden van verwachtingen ten opzichte van elkaar? En dat dat juist op Output sturen is? Dat het eigenlijk snel inzicht creëren in de voortgang op onderlinge gemaakte afspraken is?

De “Oude Werken” term controle heeft een wrange klank maar is nu zo’n voorbeeld van allerhande zaken die sommige mensen menen te moeten afstoten als ze op een “Nieuwe” manier gaan werken. Controle instrumenten leveren inzicht in feiten en de status van voortgang. Niets is minder waar, Het Nieuwe Werken gaat niet over het wiel weer helemaal opnieuw moeten uitvinden. Ook in het verleden zijn we uitermate succesvol gebleken en waarom zouden we dan ook goede zaken overboord gooien.

Het Nieuwe Werken gaat wel over een modernisering van werk. De ultieme combinatie tussen het nieuwe en het oude ontstaat door het creëren van duidelijkheid in verwachtingen, doelen en te behalen resultaten. Dat kan door afstemming en communicatie waarbij de doelen en resultaten door middel van SMART gemaakte afspraken uitstekend vast te leggen zijn., want ook in HNW tijden is het goed om te weten:

  • Wanneer is iets af?
  • Wat is dat iets dan, specifiek?
  • Wat mag het kosten? (in geld en niet in uren!) werk is iets wat je doet, niet hoe lang je ergens (mee bezig) bent!
  • Is er een gemeenschappelijk akkoord over de doelen en voorwaarden? (SMART)

Hierdoor verschuift de focus van uren, aanwezigheid en andere niet productieve aspecten naar resultaten, opbrengsten en behaalde doelen. En hiermee verschuift de focus van “controle”. Van het meten van niet productieve aspecten, naar het meten van de kwaliteit van afstemming, duidelijkheid van verwachtingen en de (tussentijds) behaalde resultaten. En ja ook dat is controleren, maar misschien moeten we dat in HNW voortaan “afstemmen” noemen.

Het gaat over Samen Slimmer Werken waarbij de controle op de Output een basis van vertrouwen geeft aan de zelfstandige verantwoordelijke professional.

Binnenkort leest u hoe het ons is vergaan.

De vergrijzende kennis

Filed under: Uncategorized — Jan-Willem Beekmans @ 09:10

Organisaties staan voor een dilemma. De oudere werknemers zijn vaak waardevol door hun kennis, maar ook weer duurder dan jongere werknemers. De balans hierin vinden is niet gemakkelijk, zeker niet in deze tijd van economische crisis. Het grote probleem voor de nabije toekomst is de uitstroom van de generatie babyboomers, waardoor kennis in een rap tempo verdwijnt. Deze kennisverdamping gaat sneller dan dat de jongere generatie ze kan opsnuiven.

Bevolkingsopbouw 1950-2050 - Bron CBS
Urgentie
Onderstaande illustratie geeft weer hoe de bevolkingsopbouw in leeftijd is. De urgentie van de kennisuitstroom is evident. De eerste babyboomers genieten al van hun pensioen. Het merendeel van de babyboomers stroomt zelfs uit voor hun 65e. Zij kunnen rechten ontlenen aan pre-pensioenregelingen, die massaal zijn gekomen bij het afschaffen van de VUT-regeling. Een maatregel die was bedoeld om de grote jongerenwerkloosheid op te vangen, is verworden tot een recht, waarvan organisaties nu de wrange vruchten plukken. Pas in 2050 kunnen we spreken van een stabiele situatie.

Kennisopbouw
Doordat de generatie babyboomers langer bij één werkgever werkte, was de kennisopbouw anders. Enerzijds ging het allemaal wat langzamer, maar anderzijds beklijfde de kennis wel. Vooral door het invullen van verschillende functies bij dezelfde werkgever, heeft de oudere werknemer een grote kennis opgebouwd van de organisatie. Het is evident wat de missie en visie van de organisatie is en wat zijn bijdrage daarin is. Welke wegen bewandelt moeten worden om van andere afdelingen en mensen de juiste dingen op tijd gedaan te krijgen. De jongere werknemers mist deze kennis. Dit heeft twee redenen: de jongere werknemer is korter in dienst en heeft vaker een korter dienstverband. Hoe goed geschoold de jongere werknemer ook is, de praktijkervaring bij de organisatie wordt ontbeerd.

Vakkennis
Daarnaast heeft – hoe schijnbaar tegenstrijdig ook – de hedendaagse technologie een remmend effect op de (vak)kennis. Waar vroeger iedere oplossing met hamer en beitel in de organisatie werden geramd, doet de computer of machine tegenwoordig het werk. Dat laatste vergt echter een vorm van standaardisatie waardoor er minder ruimte is voor uitzonderingen. De oudere generatie weet bij een bepaalde combinatie van factoren wat er gebeuren moet, terwijl de jongere generatie dan niet snapt waarom de computer een foutmelding of afwijkende resultaten geeft bij een bepaalde cases.

HRM
De jongere werknemers stellen andere eisen aan hun arbeidsrelatie. Organisaties kunnen hierop inspelen door bewuster om te gaan met kennis en vaardigheden. Hierbij kun je je afvragen wat nodig is om succesvol te zijn; welke competenties de medewerkers hebben en of zij wel optimaal worden benut. Doordat de huidige generatie langer door gaat werken, en dienstverbanden tegelijkertijd korter worden, moeten carrièrepaden anders worden ingericht. Natuurlijk hebben veel organisaties ingespeeld op de kennisuittocht door begin deze eeuw de kennis expliciet vast te leggen. Dit resulteerde in dikke handboeken, compleet met een evenzo dikke handleiding om deze handboeken te kunnen hanteren. De voordelen van deze vastlegging is dat de kennis behouden blijft voor de organisatie en dat deze kennis overdraagbaar is aan de jongere generatie werknemers. Er kleven echter nogal wat nadelen aan: De zoektocht om de juiste kennis in een bepaalde situatie te vinden is bepaald geen sinecure; het is vaak tijdrovend. De kosten om de jongere generatie op deze manier op te leiden zijn hoog. Bovendien is de jongere generatie werknemers is niet gewend om op deze manier kennis op te doen.  Kortom: het middel schiet zijn doel voorbij.

Behoud van kennis
Hoe kan een organisatie voorkomen dat zij stil komt te staan omdat de kennis met babyboomers uitstroomt? Dat is de vraag die nu speelt – alle kennismanagement systemen ten spijt. De kracht ligt in het netwerk van de medewerkers. Niet de kennis zelf moet expliciet worden vastgelegd, maar meer wie beschikt over welke kennis en vaardigheden.
Met een dergelijk netwerk is het eenvoudig mogelijk om ouderen/senioren/collega’s waarvan het dienstverband eindigt dubbelen met mediors en junioren. Afhankelijk van de aard van het einde van het dienstverband kan dat een jaar (pensioen) of twee maanden (andere baan) zijn. Dan borg je kennis zonder dat deze in nooit gelezen instructies wordt vastgelegd. De jongere generatie doet op deze manier in de praktijk kennis op, waardoor deze ook nog beter beklijft. Het sluit ook beter aan bij de huidige intuïtieve manier van leven. Leren door te lezen wat ouderen ooit hebben opgeschreven bij een nieuwe opdracht gaat niet meer werken.

Leon van de Weem

25/04/2011

Videobellen 0.8

Filed under: Video — Jan-Willem Beekmans @ 18:07
Niet alles slaat meteen aan 🙂

Gebrek aan Flexibiliteit kost arbeidskapitaal

Filed under: Uncategorized — Jan-Willem Beekmans @ 18:05

Regelmatig vertel ik tijdens mijn presentaties over de ervaringen die ik heb met het feit dat mensen die vrij worden gelaten bij het kiezen van hun werktijden effectiever zijn. Ze werken meer, ze leveren meer op en ze zijn nog tevreden ook. Daarnaast kun je door flexibel om te gaan met je personeel ook fluctuaties opvangen in werk, zowel per dag, per week als per seizoen. En daarmee ligt de weg naar een betere klantbediening en dus ook naar een hogere klanttevredenheid open.

De universiteit van Nijmegen heeft onderzocht dat de mogelijke productiviteitswinst ongeveer 35% is. Hatsjee.

http://www.nu.nl/werk-en-prive/2494858/arbeidskapitaal-verloren-gebrek-flexibiliteit.html

15/04/2011

Het gemeentelijk fundament

Filed under: Uncategorized — Jan-Willem Beekmans @ 14:55
Tags: , , ,

Er gaat de komende jaren heel veel veranderen in de gemeentelijk omgeving. Het gemeentelijk fundament vormt een basis van waaruit gemeenten aan de slag kunnen met Zaakgericht werken, Communications Enabled Business Processing, Het Nieuwe Werken, noem maar op. Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Neem contact op met een van onze consultants of via ssw@ordina.nl

Jan Iedema

De volgende stap: Communications Enabled Business Processes

Filed under: Uncategorized — Jan-Willem Beekmans @ 14:53

imageHet is ons allemaal wel eens overkomen. Als klant verdwalen op een helpdesk. Steeds opnieuw worden doorverbonden. Processen zoals het aanvragen van een vergunning, het oplossen van een probleem of het achterhalen van je bestelling, die maar duren en duren.

Communications Enabled Business Processes (CEBP) stelt je volgens de folders in staat om je bedrijfsprocessen effectiever in te richten, je klanttevredenheid te verhogen en tegelijkertijd werkdruk bij medewerkers weg te halen.

De ambitie om communicatiefuncties te integreren in bedrijfsprocessen is op zich niet nieuw. Communicatie is immers een kritiek onderdeel van 95% van al de bedrijfsprocessen. CEBP stelt je in staat om die bedrijfsprocessen niet alleen efficiënter en effectiever in te richten, maar ook nog eens device- en plaatsonafhankelijk. Tegelijkertijd sluit CEBP de kans uit dat medewerkers andere prioriteiten hanteren of acties in postbakjes laten liggen. En dat is goed nieuws, want met verbeterde dienstverlening die resulteert in kortere doorlooptijden komen er meer tevreden klanten. Maar, hoe zit dit met de medewerkers. Doordat medewerkers niet continu het verloop van processen in de gaten hoeven te houden kan een specialist zich concentreren op de inhoud, de leuke kant van het werk. Wanneer een specifieke collega beschikbaar is voor communicatie, of er informatie gehaald moet worden bij een ketenpartner, dan wordt dat door het systeem geregeld. Bij een goede implementatie laat je het systeem voor je werken en niet andersom. Die implementatie is dan ook essentieel. Zorg dat er niet alleen een technische installatie plaatsvind waarbij de techniek op zich prima draait maar neem gedurende het traject de eindgebruikers mee in de veranderingen die komen. Hoe?

5 win-win scenario’s uit onze dagelijkse praktijk

  1. De CEBP-oplossing bij een financiële dienstverlener, waarschuwt haar klanten en hun financiële adviseurs automatisch, wanneer de waarde van een fonds buiten de marges dreigt te lopen
  2. Een Gemeente zet CEBP in voor het ‘vergunningenproces’. Sinds de invoering informeert het systeem automatisch de burgers via sms en hebben betrokken ambtenaren meer tijd voor hun taken.
  3. Voor een klant in de gezondheidszorg levert CEBP een verhoogde effectiviteit op voor het verplegend personeel, doordat administratieve processen geautomatiseerd zijn en verplegend personeel automatisch benaderd wordt, zodra er actie noodzakelijk is. Zo blijft er meer tijd over voor de patiënt, die bovendien thuis kan blijven wonen.
  4. Ook onze klanten in de industrie hebben baat bij CEPB. Ruim voordat hun productielijnen oververhit dreigen te raken of last krijgen van slijtage, worden de juiste specialisten automatisch gewaarschuwd.
  1. Bij een grote winkelketen, die thuiswinkelen faciliteert, zorgt CEPB voor een automatische identificatie van een lage voorraad en waarschuwt de afdelingen inkoop, planning en de webwinkel zodat deze het stockniveau kunnen herstellen en klanten – automatisch – tijdig kunnen informeren.

Meer weten? mail naar SSW@ordina.nl

Thomas Hartgers

Houdt het werk ooit op?

Filed under: Uncategorized — Jan-Willem Beekmans @ 14:52

Ik ben een groot voorstander van de modernisering van werk. U mag dat Het Nieuwe Werken noemen, anders werken, slimmer, het maakt mij niet uit. Feit is dat ik maar niet wil begrijpen waarom we ons voor zo’n groot deel van ons leven laten leiden door 100 jaar oude organisatieprincipes. Ik wil gewoon werken als het mij uitkomst en rusten bovendien. Maar soms…

Vandaag heb ik weer zo’n avond dat ik niet kan stoppen. Ik ben nog even bezig zei ik toen mijn vrouw naar bed ging, maar inmiddels zijn we 2 uur verder. Ik hoef me over mij geen zorgen te maken, ik ga morgen leuke dingen doen, maar ik vroeg me wel af, hoe bescherm je de flexwerker tegen zichzelf.

Hoe doet u dat?

Jan Iedema

« Vorige paginaVolgende pagina »

Maak een gratis website of blog op WordPress.com.