Strategische keuze – Telefooncentrale?

Wat wordt jouw nieuwe telefooncentrale?

Organisaties die plannen hebben een nieuwe telefooncentrale te kopen zullen gezien de huidige oplossingen die in de markt geboden worden eerst een aantal strategische keuzes moeten maken. Er zal met name nagedacht moet worden over de oplossing voor mobiele telefonie, de rol van Microsoft Office Communications Server en de rol van ‘telefonie als dienst’ door een provider.

phone

Mobiele telefonie
Omdat tegenwoordig iedereen privé gewend is aan een mobiele telefoon is er ook op de werkplek steeds meer behoefte aan een mobiel toestel. Waarom op kantoor nog een vaste telefoon als privé al helemaal gewend aan een mobiel, nog afgezien van het grote aantal reeds aanwezig bedrijfs-gsm’s?

Voor het bieden van mobiele communicatie is er op dit moment een aantal varianten:
– Een eigen dect-systeem is zeer betrouwbaar, de toestellen zijn goedkoop en interne gesprekken zijn gratis. Voor medewerkers die buiten het pand bereikbaar moeten zijn is echter ook nog een gsm noodzakelijk.
– Een systeem op basis van draadloze VoIP-toestellen (Voice-over-WLAN) wil nog wel eens technische aandachtspunten kennen en vereist een zeer fijnmazige (en betrouwbare) WLAN infrastructuur.
– Voice-over-WLAN kan ook met gecombineerde gsm-toestellen.
– Sinds januari dit jaar kunnen organisaties zelf een eigen gsm-telefooncentrale kopen (en beheren). Op eigen terrein bellen medewerkers (gratis) via deze eigen gsm-voorziening.
– Ook alleen een (openbare) gsm-telefoon kan voor medewerkers een prima oplossing zijn. Dit door:

• De verdergaande integratie van openbare mobiele telefonie met het eigen telefoniesysteem.
• De PABX-functies die door de gsm-providers binnen het gsm-net worden geboden.

Voor een aantal organisaties zullen vaste telefoons (met een eigen telefoniesysteem) nog wel noodzakelijk blijven. Dit geldt met name voor ingewikkelde schakelingen voor de veel gebelde nummers (inclusief de rapportages). Ook is een mobiel toestel niet altijd handig, de knoppen zijn klein, de functies zitten onder een menu en er kan tijdens het bellen niet op de display worden gekeken.

Bij de plannen voor een nieuw telefoniesysteem zullen voor alle bovengenoemde oplossingen de voor- en nadelen en de verwachte belkosten, aanschafkosten en beheerkosten in beeld moeten worden gebracht.
OCS
Naast de rol voor mobiele telefonie zullen organisaties moeten nadenken over de rol van Microsoft Office Communications Server (OCS). Omdat veel organisaties standaardiseren op Microsoft,  overgaan of al zijn overgegaan naar Micorsofts Exchange 2007, kan OCS relatief eenvoudig worden ingezet. OCS gaat uit van communiceren via de pc en via een headset en biedt veel telefoniefunctionaliteiten. Gebruikers zijn vaak vooral gecharmeerd van de presence informatie (vooraf zien of iemand beschikbaar is). Bellen met een headset en via de pc is echter wel een wezenlijk andere manier van telefoniegebruik waar veel medewerkers aan zullen moeten wennen. Maar waarom nog een telefooncentrale als er gebruik kan worden gemaakt van OCS? Ook op dit punt zullen organisaties hun strategie moeten bepalen en hoe past mobiele telefonie daar dan trouwens in?

Telefonie als dienst
Als laatste is de markt van ‘telefonie als dienst’ in beweging. Providers kennen oplossingen waarbij de centrale telefoniesystemen in het datacenter staan en waarbij wordt uitgaan van bedragen per toestel (of functionaliteit) per maand. Door VoIP en de hoge bandbreedtes van verbindingen worden dit soort diensten eenvoudig mogelijk. Omdat providers meerdere smaken kennen binnen ‘telefonie als dienst’ (ook met apparatuur op klantlocatie en in klanteigendom) zal ook hier onderzocht moeten worden welke rol dit speelt bij de nieuwe telefonieoplossing. Waarom nog zaken zelf aanschaffen en zelf beheren als anderen dit mogelijk beter en goedkoper kunnen? Ook hier geldt trouwens: wat is de rol van mobiel en welke rol speelt OCS?

Door de genoemde ontwikkelingen hebben organisaties op dit moment meer keuzes dan ooit tevoren bij de vervanging van het huidige telefoniesysteem. Zaak is vooraf goed na te denken over de voor- en nadelen van de diverse varianten en pas daarna een vervangingstraject in gang te zetten.

Computable.nl