KPMG kiest voor Avaya One-X

KPMG kiest Avaya als leverancier voor een volledig nieuwe telefonie-infrastructuur. De nieuwe omgeving is volledig op IP-technologie gebaseerd.
Het nieuwe systeem ondersteunt ruim 3.600 KPMG-medewerkers op zestien locaties in hun communicatie met klanten en collega’s. Avaya Services is ingeschakeld om de omgeving de komende zes jaar te onderhouden op basis van 7×24 IP-monitoring. KPMG levert diensten op het gebied van accountancy en financieel advies. Het bedrijf heeft vestigingen verspreid over Nederland dicht bij zijn klanten. Om de communicatie met klanten en die tussen medewerkers onderling naar een hoger plan te brengen, startte KPMG een oriëntatie op mogelijke leveranciers van een compleet nieuwe telefonieomgeving.
Proof of concept
Na een proof of concept door verschillende bekende aanbieders koos KPMG voor een systeem op basis van Avaya Communication Manager en Modular Messaging. KPMG koos onder meer voor Avaya vanwege de uitgebreide mogelijkheden voor integratie met de Microsoft-applicatieomgeving en de vast-mobielintegratie op basis van Avaya One-X. Naar verwachting zal het volledige implementatietraject vóór eind 2009 zijn afgerond. Avaya’s businesspartner SIT Group in Leiden neemt een belangrijk deel van de implementatie voor zijn rekening. “Voor KPMG is betrouwbare communicatie cruciaal met het oog op onze dienstverlening aan klanten”, zegt Hans Zwart, partner en CIO van KPMG. “Met de nieuwe telefonieomgeving van Avaya beschikken we over bewezen technologie die ons verschillende nieuwe mogelijkheden biedt om de communicatie intern en extern verder te optimaliseren.” Volgens Chris de Jongh, managing director van Avaya, is KPMG een zeer kritische gebruiker met een praktische kijk op de functionaliteit die het bedrijf nodig heeft, en vooruitstrevend als het om de technologiekeuze gaat. We zijn er dan ook erg trots op dat KPMG de komende jaren onze technologie inzet als basis voor al zijn zakelijke communicatie”, aldus De Jongh.

Succesvol presenteren: 5 slimme tips

Carmine Gallo, presentatie-coach en auteur van het eind dit jaar te verschijnen boek “The Presentation Secrets of Steve Jobs” (MacGraw-Hill) heeft al heel wat leidinggevenden geholpen een geweldige presentatie te houden. En hij heeft ook al heel wat dramatische presentaties gezien waarin keer op keer dezelfde eenvoudig te voorkomen fouten worden gemaakt.

In dit artikel de vijf meest voorkomende manieren waarop mensen hun presentaties verpesten, en Gallo’s oplossingen om die blunders te voorkomen. Het belangrijkste geheim van de beste sprekers is, volgens Gallo, heel simpel: “Ze oefenen veel vaker dan de gemiddelde spreker.”

Fout #1: Je praat teveel!

“Niemand vindt je zo interessant als je zelf denkt dat je bent,” zegt Gallo. De meeste mensen die naar presentaties luisteren zijn geneigd na een minuut of tien wel af te haken, vertelt Gallo op basis van zijn eigen ervaring en onderzoek naar cognitieve functies. Dus zorg dat je je presentatie binnen uiterlijk twintig minuten afrondt.
“Kijk maar eens naar de beroemdste toespraken uit de geschiedenis, zoals die van John F. Kennedy of Barack Obama: die waren in staat een heel land in extase te brengen met een speech die in minder dan 20 minuten voorbij was,” zegt Gallo. “Denk je echt dat je twee uur nodig hebt om je punt te maken?”

Tip#1:    Als je presentatie echt zo lang moet zijn, knip hem dan op in stukken van 10 minuten. “Probeer ongeveer om de tien minuten je publiek opnieuw bij je verhaal te betrekken door iets anders te doen – blijf niet almaar dia’s tonen,” zegt Gallo. Voeg bijvoorbeeld een stukje video in, geef een snelle demonstratie, of laat een andere spreker even overnemen. “Zoek naar manieren om de presentatie op te knippen in behapbare brokken,” zegt hij, “om te voorkomen dat je publiek zich teveel gaat vervelen.”

Fout #2: Een eindeloze reeks bullets

“Mensen die gespecialiseerd zijn in design hebben me verteld dat bullets de slechtste manier zijn om informatie over te dragen,” zegt Gallo. “Maar wat zie je in het standaard PowerPoint-sjabloon? Een kop en bullets. Het standaard sjabloon staat garant voor een saaie presentatie.”
De term ‘Death by PowerPoint’ krijgt door al die bullets een heel aparte lading.
Veel te veel presentatoren houden vast aan dat standaard PowerPoint-sjabloon, zegt Gallo, en dan persen ze zo veel informatie in die bullets dat het onmenselijk wordt; die dia’s zijn bijna niet meer te lezen voor de meeste mensen. En dan raakt je publiek verveeld. En dan beginnen ze hun BlackBerries te controleren.
Tip#2:    Om te beginnen: het ligt niet aan de software, maar aan degene die het gebruikt, zegt Gallo. Ten tweede: probeer te voorkomen dat al je slides er hetzelfde uitzien (kop, bullets, kop, bullets et cetera). Gallo stelt bijvoorbeeld voor vaker afbeeldingen met weinig tot geen tekst te gebruiken als aanleiding om over ideeën of concepten te praten, waarmee je meteen je publiek uitnodigt actief aan de presentatie deel te nemen. Bovendien geeft het volgens hem je publiek zo nu en dan kans even hun ogen te laten rusten.

Fout #3: Niet oefenen

“Ik kan het aantal keren niet eens meer tellen dat ik met leidinggevenden te maken kreeg die duizenden dollars hadden uitgegeven aan de presentatie zelf (aan de voorbereidingen en voorbereidende vergaderingen) en die dan niet eens de moeite namen hem te oefenen,” zegt Gallo. “Als je je voorbereidt en de presentatie oefent (hardop, uur na uur, dagenlang), kom je veel beter over als spreker, doordat je jezelf minder hoeft te forceren.”
Gallo heeft ooit gehoord (van mensen bij Cisco) dat CEO John Chambers, die bekend staat als een geweldige spreker, zeer uitvoerig oefent. “Hij loopt vele dagen voor de presentatie al steeds opnieuw door de slides en hun content,” vertelt hij. “Wat hij wil zeggen zit helemaal in hem en vervolgens presenteert hij heel soepel en ontspannen. En dat komt doordat hij oefent.”
Tip#3:    Oefen tien uur lang voor iedere uur dat je presentatie moet duren (en dat is exclusief het opstellen van de tekst en het maken en aanpassen van de slides). Oefenen voor een ander of voor een videocamera is nog beter, zegt hij. “De meeste bekende sprekers oefenen intensiever dan de anderen,” zegt hij. “Ze schudden het echt niet zo uit hun mouw.”

Fout #4: Voorlezen van je slides

“De meeste matige presentatoren zie je vroeger of later tekst voorlezen die op hun slides staat,” zegt Gallo. Deze vreselijke presentatietechniek grijpt direct terug op Tip #2. “Als je een heleboel tekst in je slides opneemt,” zegt hij, “wordt het een heel natuurlijke neiging om ze op te gaan lezen, en dus draai je je van je publiek af en lees je van het scherm.”
Helaas blijken mensen veel meer van hun dia’s voor te lezen dan ze zelf door hebben, merkt Gallo. “Als je voorleest, of dat nu uit je aantekeningen is of van de dia’s, raak je meteen je contact met je publiek kwijt.”
Tip#4:    Oefen je toespraak en zorg dat je hem helemaal uit je hoofd kent, zodat je tijdens je presentatie oogcontact kunt houden met je publiek. “De beste presentatoren doen het zo: ze werpen even snel een blik op de slide zodat ze weten wat het volgende onderwerp wordt, en dan draaien ze zich om en richten zich tot de mensen. Ze weten verder wel wat er op die dia staat, omdat ze hebben geoefend.”

Fout #5: Je non-verbale communicatie negeren

“We weten uit onderzoek dat 93 procent van de indruk die je op iemand achterlaat maar weinig te doen heeft met wat je daadwerkelijk zegt, en alles met je lichaamstaal en verbale vaardigheden: hoe praat je, hoe klink je, hoe zie je eruit en wat draag je,” zegt Gallo. “Slechts zo’n zeven procent van je woorden of je inhoud is belangrijk.”
En toch, zegt hij, besteden de meest presentatoren 99 procent van hun tijd aan de voorbereiding van hun inhoud en hun dia’s, en maar heel weinig tot niets aan het begrijpen en controleren van hun lichaamstaal en de manier waarop ze spreken en klinken.
Tip#5:  Pak je digitale videorecorder, oefen je presentatie en kijk daarna eens goed naar jezelf, zegt Gallo. Let vooral op de volgende factoren: oogcontact (je zou zo’n 90 procent van je tijd oogcontact moeten zoeken); houding (sta rechtop en toch ontspannen, en stop nooit je handen in je zakken); stem (een monotoon stemgeluid is heel slaapverwekkend).
“Je hebt geen topcoach nodig om dat soort dingen te zien,” zegt Gallo. “Je zult zien dat je al honderden dingen opvallen die irritant zijn, en misschien zelfs een paar ingesleten gewoonten waarvan je niet eens wist dat je ze had.”